Axima Services / Espace Client

Espace Client

AXIMA Services S.A../N.V. est une société de services dont la vocation est d’être votre partenaire pour prendre en charge la gestion, l’exploitation et la maintenance de vos installations techniques, ainsi que tout autre service nécessaire au bon fonctionnement de votre entreprise. L’ensemble de ces services s’inscrit dans le cadre d’une recherche permanente de qualité, avec un souci d’efficacité et de maîtrise des coûts.

Dans le cadre de cette recherche, AXIMA Services a pris l’initiative de développer un espace d’information sur Internet à l’usage exclusif de ses clients. Cette initiative appelée « Espace Client » s’inscrit dans un plan général appelé « eAxima » destiné à utiliser et exploiter les opportunités offertes par les technologies internet dans le cadre de la stragégie globale de notre entreprise.

Cet espace d’information, autrement dit ce site, a pour principal objet d’améliorer la communication des informations qui s’échangent entre notre entreprise et nos clients dans le cadre de leur gestion contractuelle.

Il est constitué essentiellement :

D’une infrastructure informatique basée sur des solutions de haute qualité et à la pointe de la technologie. Le portail d’entreprise, une des technologies actuelle utilisée pour le développement de l’Espace Client, offre entre autres le moyen d’organiser les informations et les applications à l’intérieur de communautés ou donne à l’utilisateur individuel la possibilité d’organiser comme il l’entend les outils disponibles dans son espace de travail personnel.

D’un ensemble d’outils destinés à la publications de documents qui s’échangent habituellement sous forme papier ou par EMail. Ces outils ne sont pas destinés à remplacer ces moyens de communications traditionnels mais à les compléter de telle sorte que l’Espace Client contienne des documents de référence faciles à consulter, à copier, à imprimer et à rechercher en permanence.

D’un ensemble d’applications qui permettent la consultation et l’interaction avec des données relatives à l’activité de nos équipes de gestion technique. Ces données sont relatives, par exemple, à la maintenance et reflètent le contenu des bases de données utilisées par nos équipes pour leur GMAO (Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur).

Le contenu de notre Espace Client est loin d’être figé, nous le souhaitons évolutif. Il est le point de départ d’un nouveau processus de relations avec nos clients qui doit nous permettre, ensemble, de l’enrichir des fonctionnalités et du contenu souhaité.

Le portail.

Le portail est une plateforme applicative internet moderne dont l’objectif principal est de fournir aux utilisateurs une vue intégrée et personnalisée des informations structurées et non structurées hébergées dans des systèmes multiples et hétérogènes.

La vue intégrée signifie que les informations provenant de sources hétérogènes sont présentées à l’utilisateur dans son espace de travail personnel ou dans sa communauté selon des normes de présentation communes, par exemple au niveau du style, que le gestionnaire du portail aura choisi de mettre en place au moyen des outils de paramétrisation mis à sa disposition par le portail.

Les informations sont présentées à l’utilisateur dans son espace de travail qui se compose de ses pages personnelles et de ses pages de communauté. Les applicatifs contenus dans ces pages se présentent sous forme de fenêtres. Dans ses pages personnelles, l’utilisateur peut disposer ses applicatifs comme il l’entend. Dans les pages de communautés, accessibles à plusieurs utilisateurs, ce rôle est dévolu au gestionnaire de la communauté. Dans le portail Espace-Client, une communauté est constituée des personnes qui partagent des relations contractuelles avec un client. Par exemple la communauté Dexia Banque ou la communauté Electrabel, est constituée des gestionnaires de contrats chez le client, leurs correspondants au sein d’ AXIMA Services et d’éventuels partenaires extérieurs comme les bureaux d’ étude ou experts conseil du client.

Dans le portail Espace-Client, les applicatifs appartiennent à un des trois types suivants :

- La gestion des documents, permet d’avoir une vue sur les documents concernant la gestion contractuelle.

Ces documents sont regroupés par contrat et par catégorie de documents (compte-rendu de réunion , rapport de visite, rapports de réunion, offres…

La source de ces documents est le système de gestion de document d’ Axima Services à l’intérieur duquel les documents sont publiés en format natif ou en format © Adobe Acrobat PDF.

Les principales applications appartenant à ce type sont la consultation des répertoires, les publication et la recherche.

- Les données de l’activité opérationnelle.

Ces données concernent actuellement la gestion de maintenance assistée par ordinateur.

La source de ces données est une base de données relationnelle dans laquelle sont centralisée les données des diverses bases de données des équipes opérationnelles. Ces données sont publiées par les responsables de ces équipes au moyen d’une application de messagerie de données.

Les applicatifs disponibles sont les vues sur les bâtiments, les équipements, les plannings théoriques ( ordres de travail préventifs), les plannings opérationnels ( ordres de travail), les règlementations techniques… D’autres applicatifs seront développés par exemple pour la gestion des demandes d’intervention.

- Les applicatifs ad-hoc.

Ces applicatifs sont développés pour mettre à disposition diverses fonctionnalités annexes ou spécifiques.

Parmi ces applicatifs on trouve la liste des liens, les contacts, les éphémérides, le convertisseur d’unité…

D’autres applicatifs peuvent être développés pour résoudre des problèmes spécifiques comme par exemple la consultation des données de projets.

Espace Client – eCollaboration

L’Espace Client portal.axima.be est un site portail internet mis à la disposition de ses clients par Axima Services et proposant différents services aux gestionnaires des contrats.

Il est constitué essentiellement :

Parmi les dernières innovations disponibles sur notre portail on trouve une application de eCollaboration, c'est-à-dire une suite d’outils permettant la gestion de projets.

Cette application de eCollaboration est intégrée dans le portail au moyen de portlets. Ces portlets sont disponibles dans une version pour les pages individuelles et dans une version disponibles pour les pages de communautés.

Les portlets de eCollaboration sont distribués sur les pages de communauté. Par défaut une communauté dispose de sa page d’accueil (home page) et d’une page « Projects ». Dans cette par « Projects » on trouve par défaut deux portlets : l’explorateur de projet et le moteur de recherche eCollaboration.

Le portlet explorateur de projet permet de créer, de sélectionner et d’accéder aux différents projets de la communauté. Par défaut la communauté dispose de son projet de communauté mais le gestionnaire de la communauté pourra créer tous les projets qu’il juge nécéssaire.

Le portlet du moteur de recherche permet une recherche simple et avancée dans les éléments, y compris dans les documents, des projets de la communauté.

Le moteur de recherche général du portail effectue des recherches dans les répertoires du portail comme actuellement mais effectue également des recherches dans les projets.

D’autres portlets peuvent également être placés dans la page de la communauté par le gestionnaire de cette communauté. Ces portlets regroupent les objets de même nature appartenant aux projets sélectionnés c'est-à-dire aux projets affichés dans l’explorateur de projet.

Le portlet de gestion des documents permet la manipulation des documents. Ce portlet comme ceux décrits ci-dessous permettent de filtrer les documents par projet, et de n’afficher que le nombre voulu de documents. Le portlet permet d’effectuer les manipulations principales comme charger, effectuer un « check out », effectuer un « check in » ou éditer les documents. Charger des documents constitue une nouveauté dans le portail dans lequel il n’était jusqu’ici possible que de lire des documents. Le « check out » et le « check in » permettent de modifier les documents et d’en conserver les différentes versions tout en assurant la cohérence de ces modifications. La fonction d’édition en ligne permet de modifier un document en ligne (c'est-à-dire pendant qu’il reste sur le serveur) tout en effectuant un « check out » et « check in » implicite.

Le portlet de gestion des tâches permet la manipulations des différents tâches ou liste de tâches créées dans les différents projets sélectionnés. Les tâches peuvent être créés et revendiquées à partir de ce portlet. Une tâche peut être assignée à une ou plusieurs personnes ayant accès au projet, peut avoir une date de début et de fin, peut apparaître dans le calendrier et être notifiée aux personnes assignées lors de l’assignation, au début ou à la fin supposée de l’exécution de la tâche.

Le portlet de gestion du calendrier permet la manipulation des éléments du calendrier. Dans le calendrier on trouve des dates de début et de fin de tâches, des évènements et des milestones des différents projets sélectionnés. Le calendrier peut être affiché sur une vue de 1 jour, 7 jours ou un mois.

Le portlet des annonces permettent de créer, de modifier, de supprimer et d’afficher des annonces pour les projets sélectionnés.

Le portlets des discussions permettent de permettent de créer, de modifier, de supprimer des discussions et de répondre aux messages postés dans les discussions des projets sélectionnés.

Depuis l’explorateur de projet, l’utilisateur a également accès à une application de gestion intégrée de chaque projet. Il peut donc manipuler le calendrier, les tâches,les documents et les discussions pour le projet sélectionné. C’est également depuis cette application que le gestionnaire de projet effectue l’administration des permissions. Par projet il existe trois rôles. Les gestionnaires de projet, les membres de projet et les invités du projet. On attache des utilisateurs ou des groupes d’utilisateurs à l’un de ces trois rôles et ces utilisateurs disposent alors des autorisations attachées au rôle. Par exemple le rôle d’invité de projet ne dispose des autorisations en lecture seule.

Dans cette application on retrouve toutes les fonctionnalités présentes dans les portlets de communauté. Ces fonctionnalités sont étendues pour chacune des catégories d’objet. Par exemple :

Les documents, les tâches peuvent être disposés dans des répertoires et des sous-répertoires de projet.

L’utilisateur peut s’abonner aux modifications dans le projet ou aux modifications dans les listes d’objet par nature d’objet. Par exemple l’utilisateur peut recevoir avis de toute modifications dans les tâches ou dans les documents du projet.

L’utilisateur peut notifier directement un autre utilisateur par exemple pour le prévenir qu’un nouveau document est disponible sans que cet utilisateur ne doivent s’abonner aux notifications automatiques

L’utilisateur peut assigner des tâches à d’autres utilisateurs.

Cette application dispose d’une documentation en ligne complète de ses fonctionnalités.

Il existe de nombreux liens entre les portlets de communauté et l’application de gestion intégrée des projets. De même qu’il existe de nombreux liens dans un projet entre les objets de natures différentents. Par exemple on peut lier un document à une discussion ou à une tâche.