Axima Services / Espace Client

Klantenruimte

AXIMA Services SA/NV is een dienstverlenend bedrijf dat zich wil profileren als uw partner voor het beheren, uitbaten en onderhouden van uw technische installaties en alle andere diensten die nodig zijn voor het goed functioneren van uw onderneming. Al deze diensten kaderen in een voortdurend streven naar kwaliteit, met oog voor doeltreffendheid en kostenbeheer.

In het kader van dit streven heeft AXIMA Services besloten om een informatieruimte op het internet te voorzien, exclusief voor onze klanten. Dit initiatief kreeg de naam “Klantenruimte” mee en ligt in de lijn van een algemeen plan “eAxima”. De bedoeling van dit plan is om gebruik te maken van de mogelijkheden die de internettechnologieën bieden in het kader van de globale strategie van onze onderneming, en ze te benutten.

Deze informatieruimte of website wil in de eerste plaats de informatiestroom verbeteren tussen onze onderneming en onze klanten in het kader van hun contractueel beheer.

De klantenruimte bestaat voornamelijk uit :

een informatica-infrastructuur gebaseerd op hoogstaande en spitstechnologische oplossingen. De bedrijfsportaalsite, een van de technologieën die momenteel worden gebruikt bij de ontwikkeling van de Klantenruimte, biedt onder meer de mogelijkheid om de informatie en de toepassing binnen de gemeenschappen te organiseren of biedt de individuele gebruiker de mogelijkheid om de beschikbare instrumenten in zijn persoonlijke werkplek te organiseren zoals hij zelf wil;

een geheel van instrumenten voor de publicatie van documenten die doorgaans op papier of via e-mail worden uitgewisseld. Het is niet de bedoeling dat deze instrumenten de traditionele communicatiemiddelen vervangen, maar wel dat ze hierop een aanvulling vormen, zodat de referentiedocumenten op deze Klantenruimte steeds gemakkelijk te raadplegen, te kopiëren, af te drukken en op te zoeken zijn;

een geheel van toepassingen die de raadpleging van en de interactie met de gegevens m.b.t. de activiteit van onze teams voor technisch beheer mogelijk maken. Deze gegevens hebben bijvoorbeeld betrekking op het onderhoud en weerspiegelen de inhoud van de databases die onze teams voor hun Computergestuurd Onderhoudsbeheer gebruiken.

De inhoud van onze Klantenruimte is verre van definitief, wij willen dat hij evolueert. De klantenruimte is het vertrekpunt van een nieuw proces in de relatie met onze klanten en moet ons in staat stellen om deze samen de gewenste functionaliteiten en inhoud te geven.

De portaalsite

De portaalsite is een modern platform voor internettoepassingen, met als belangrijkste doel de gebruikers een geïntegreerd en gepersonaliseerd overzicht te bieden van de al dan niet gestructureerde informatie die in de verschillende en heterogene systemen is opgeslagen.

Het geïntegreerde overzicht betekent dat de gebruiker de informatie afkomstig van heterogene bronnen kan raadplegen in zijn persoonlijke werkruimte of in zijn gemeenschap, naargelang de algemene presentatienormen, bijvoorbeeld wat betreft de stijl die de beheerder van de portaalsite heeft gekozen d.m.v. instrumenten voor parameterisatie waar hij via de portaalsite over beschikt.

De gebruiker kan de informatie raadplegen in zijn persoonlijke werkruimte die bestaat uit zijn persoonlijke pagina’s en de pagina’s bij de gemeenschap. De toepassingen op deze pagina’s verschijnen als vensters. De gebruiker kan deze toepassingen in zijn persoonlijke pagina’s gebruiken naar wens. Voor de gemeenschappelijke pagina’s, die toegankelijk zijn voor verschillende gebruikers, is deze taak weggelegd voor de gemeenschapsbeheerder.

Op de portaalsite Klantenruimte is een gemeenschap aangemaakt van mensen die contractuele relaties onderhouden met een klant. Zo zijn bv. de gemeenschappen Dexia Bank of Electrabel samengesteld uit personen die de contracten bij deze klanten beheren, hun correspondenten bij Axima Services en eventuele externe partners, zoals studiebureaus of adviseurs van de klant.

De toepassingen van de portaalsite Klantenruimte zijn ingedeeld in drie groepen :

- documentenbeheer, waardoor men een overzicht krijgt van de documenten in verband met het contractuele beheer :

deze documenten zijn onderverdeeld per contract en per documentencategorie (notulen, bezoekverslag, verslag van een vergadering, offertes, …);

de bron van deze documenten is het documentenbeheersysteem van Axima Services waarbinnen de documenten worden gepubliceerd in gewoon formaat of in pdf-formaat;

de belangrijkste toepassingen van dit type zijn raadpleging, publicatie en opzoeking.

- de gegevens van de operationele activiteiten :

deze documenten hebben momenteel betrekking op het onderhoudsbeheer per computer ;

deze gegevens zijn afkomstig uit een relatiedatabase waarin de gegevens worden opgeslagen van de verschillende databases van de operationele teams; de teamverantwoordelijken publiceren deze gegevens via e-mail ;

de beschikbare toepassingen zijn overzichten van gebouwen, uitrustingen, theoretische planningen (preventieve werkvolgordes), operationele planningen (werkvolgordes), technische reglementeringen, … Andere toepassingen worden nog ontwikkeld, bijvoorbeeld voor het beheer van interventieaanvragen.

- Ad hoc toepassingen:

deze toepassingen werden ontwikkeld om de klant verschillende bijkomende of specifieke functionaliteiten te bieden;

hiertoe behoren o.a. de lijst met links, de contactpersonen, kalenders, de rekenmachine voor het omrekenen van munteenheden, …

andere toepassingen kunnen worden ontwikkeld om specifieke problemen op te lossen, zoals bijvoorbeeld het raadplegen van projectgegevens.

Klantenruimte - eSamenwerking

De portaalsite Klantenruimte www.axima.be is een portaalsite voor de klanten van Axima Services met verschillende diensten voor contractbeheerders.

De klantenruimte bestaat voornamelijk uit:

een informatica-infrastructuur gebaseerd op hoogstaande en spitstechnologische oplossingen. De bedrijfsportaalsite, een van de technologieën die momenteel worden gebruikt bij de ontwikkeling van de Klantenruimte, biedt onder meer de mogelijkheid om de informatie en de toepassing binnen de gemeenschappen te organiseren of biedt de individuele gebruiker om de beschikbare instrumenten in zijn persoonlijke werkruimte te organiseren zoals hij zelf wil;

een geheel van toepassingen die de raadpleging van en de interactie met de gegevens over de activiteit van onze teams voor technisch beheer mogelijk maken. Deze gegevens hebben bijvoorbeeld betrekking op het onderhoud en weerspiegelen de inhoud van de databases die onze teams voor hun Computergestuurd Onderhoudsbeheer gebruiken.

Tot de laatste nieuwigheden op onze portaalsite behoren onder andere een toepassing voor eCollaboration of elektronische samenwerking, nl. een opvolging van de instrumenten om de projecten te beheren.

Deze eSamenwerkingstoepassing is in de portaalsite geïntegreerd door middel van portlets. Deze portlets zijn beschikbaar in een versie voor persoonlijke pagina’s en in een versie voor gemeenschapspagina’s.

De eSamenwerking portlets zijn beschikbaar op de gemeenschappelijke pagina’s. Elke gemeenschap beschikt standaard over een onthaalpagina (home page) en een projectenpagina. Op deze projectenpagina zijn standaard twee portlets terug te vinden: de project explorer en de eSamenwerking zoekrobot.

Via het project explorer-portlet kunnen verschillende gemeenschapsprojecten worden aangemaakt, geselecteerd en geraadpleegd. De gemeenschap beschikt standaard over haar gemeenschapsproject maar de beheerder van de gemeenschap kan alle projecten aanmaken die hij nodig acht.

Via het portlet voor zoeken kunnen eenvoudige en geavanceerde zoekopdrachten worden uitgevoerd in de onderdelen, inclusief in de documenten en de projecten van de gemeenschap.

De algemene zoekrobot van de portaalsite voert zoekopdrachten uit in de directories van de portaalsite, zoals nu, maar hij voert ook zoekopdrachten uit in de projecten.

De beheerder van de gemeenschap kan ook andere portlets installeren op de pagina van de gemeenschap. Deze portlets groeperen gelijkaardige onderwerpen die behoren tot de geselecteerde projecten, d.w.z. tot de projecten die worden weergegeven in de project explorer.

Met het portlet documentenbeheer kunnen documenten worden bewerkt. Net zoals de twee bovenstaande portlets kunnen met dit portlet de documenten worden gefilterd per project en kan het gewenste aantal documenten worden weergegeven. Met dit portlet kunnen de belangrijkste handelingen worden uitgevoerd, zoals laden, een “check out” en een “check in” doorvoeren of de documenten opmaken. Documenten laden is nieuw op de portaalsite. Tot nu konden de documenten enkel worden gelezen. Met de “check out” en de “check in” kunnen de documenten worden gewijzigd en kunnen de verschillende versies worden bewaard, waarbij de samenhang van de wijzigingen wordt gewaarborgd. Met de online tekstopmaakfunctie kan een document online (d.w.z. zolang het op de server blijft) worden opgemaakt en een impliciete “check out” en een “check in” worden doorgevoerd.

Met het portlet taakbeheer kunnen verschillende taken of een lijst met taken die zijn aangemaakt in de verschillende geselecteerde projecten worden uitgevoerd. De taken kunnen worden aangemaakt en opgevraagd vanaf dit portlet. Een taak kan worden toegewezen aan een of meerdere personen die toegang hebben tot het project, een begin- en een einddatum hebben, op de kalender verschijnen en worden bekendgemaakt aan personen die zijn aangeduid tijdens de toewijzing. aan het begin of het verwachte einde van de taak.

Met het portlet kalenderbeheer kunnen kalendergegevens worden aangepast. Op de kalender staan de begin- en einddatum van de taken, evenementen en milestones van de verschillende geselecteerde projecten. De kalender kan een overzicht geven van een periode van 1 dag, 7 dagen of 1 maand.

Met het portlet aankondigingen kunnen aankondigingen voor de geselecteerde projecten worden aangemaakt, gewijzigd, verwijderd en weergegeven.

Met het portlet discussie kunnen discussies worden aangemaakt, gewijzigd en verwijderd en kan worden geantwoord op geposte berichten in de discussies van de geselecteerde projecten.

Vanaf de project explorer heeft de gebruiker eveneens toegang tot een geïntegreerde beheertoepassing van elke project. Hij kan dus de kalender, de taken, de documenten en de discussies voor het geselecteerde project aanpassen. De projectbeheerder regelt het verlenen van toelatingen eveneens vanuit deze toepassing. Per project zijn er drie functies: projectbeheerders, projectleden en projectgenodigden. Gebruikers of gebruikersgroepen behoren tot een van deze drie groepen en ze beschikken dus over de bevoegdheden die eigen zijn aan elke functie. Een projectgenodigde zal dus enkel maar de documenten kunnen lezen.

In deze toepassing vinden we alle functionaliteiten terug van het portlet gemeenschappen. Deze functionaliteiten worden uitgebreid voor elke onderwerpcategorie. Bijvoorbeeld :

documenten en taken kunnen worden geordend in de projectdirectory en –subdirectory;

de gebruiker kan zich op de hoogte laten brengen van wijzigingen aan het project of van wijzigingen in de onderwerplijsten naargelang de aard van het onderwerp. De gebruiker kan bijvoorbeeld een bericht ontvangen over elke wijziging van de taken of documenten van het project;

de gebruiker kan rechtstreeks een andere gebruiker op de hoogte brengen, bijvoorbeeld om hem te waarschuwen dat een nieuw document beschikbaar is zonder dat die gebruiker zich moet abonneren op de automatische berichtgevingen.

de gebruiker kan taken toewijzen aan andere gebruikers;

voor deze toepassing is een volledige onlinedocumentatie van de functionaliteiten beschikbaar.

Er bestaan talrijke links tussen de portlets van de gemeenschappen en de toepassing van het geïntegreerde projectbeheer. Er bestaan ook talrijke links in een project tussen onderwerpen van verschillende aard. Zo kan een document bijvoorbeeld worden gelinkt aan een discussie of een taak.